教員の仕事は「雑務」が多すぎる

教員の仕事は、本来とても創造的な仕事のはずです。

• 授業をより良いものにする授業準備
• 様々な生徒に合わせた生活指導や進路指導
• すべての生徒が快適に過ごすための学年・クラス運営

こうしたことに頭と時間を使いたいはずなのに、
現実にはこんな作業に追われていませんか？

• 提出物の確認やアンケートの回答チェック
• 資料の作成・印刷
• 生徒への連絡やスケジュールの共有

生徒を育てる仕事なのに、パソコン仕事ばかりしてる気が…。

これらは必要な仕事ではありますが、創造性が求められる仕事ではありません。

教員が本来やるべきことは雑務ではなく、生徒を育てることにつながる仕事ではないでしょうか。

雑務処理とは「考えなくていい作業」

このブログでは、次のような仕事を「雑務処理」と呼びます。

• ルールが決まっている
• 判断を必要としない
• 毎回ほぼ同じことをしている

つまり、人が考える必要のない作業です。

このような仕事にはなるべく時間と労力をかけたくないですよね。

こうした仕事こそアプリが最も得意な領域です。

アプリは「整える役」を引き受けてくれる存在

Excel、Forms、Word などのアプリは、教員の代わりに何かを「考えて」くれるわけではありません。

ですが、アプリにも得意なことがきちんとあります。

それは

• データを整える
• 条件に合ったデータを抽出する
• 決まった型に当てはめる

このような「仕事をうまく進めるために必要な「整え役」を引き受けてくれること」です。

雑務処理をアプリに任せると、何が変わるのか

では、雑務処理をアプリに任せるようになると、何が変わってくるのでしょう。

• 「単純作業をひたすらやらなきゃ…」
• 「全部目視でチェックしなくちゃ」

というような「作業」時間が減り、「考える」時間が増えます。

そして…

あれ？今日は気持ちに余裕あるかも

一番大きいのは、「余裕が生まれる」ことです。

その余裕が

• 生徒への一言
• 授業の工夫
• 同僚との会話

に回るようになります。

このブログで紹介している「雑務処理」の実践例

このブログでは、
教員の雑務を軽くするための具体例を紹介しています。

Forms × Excel：回答の整理・抽出

• Formsの回答を名簿順に自動で出力する
• 当日の回答だけを自動表示

⇒転記・並び替え作業をゼロに

未入力者の把握に便利です。

Word：複数差し込み印刷

• 名簿データをもとに通知文・配布資料を一括作成
• １枚に複数のレコードを入れる方法を紹介

⇒差し込み印刷で無駄に大きい紙を使う必要がなくなる

差し込み印刷あるあるの
「もっと紙は小さくていいのに…」が解決できます。

Excel：フィルタリング項目を変えながら印刷する作業を自動で

• フィルタリング項目を変えながら自動で印刷する方法

⇒フィルタを変える⇒印刷⇒フィルタを変える⇒印刷…の作業がなくなる。

条件を満たすもののみ絞り込んで、
名簿を作るときに便利です。

大事なのは「全部やろうとしない」こと

雑務処理の効率化は、一気にやろうとするとしんどくなります。

おすすめなのは、

1. 今いちばん面倒な作業を1つ決める
2. それだけをアプリに任せる
3. 楽になったら、次を考える

この繰り返しで十分です。

最後に

教員の仕事は、もっと考えることに時間を使っていい。

創造性のない単なる作業は、アプリに任せてしまっていい。

このブログが、「雑務処理を減らすことで、教員が本来の仕事に戻る」
きっかけになればうれしいです。

今回は「雑務処理」というテーマから効率化を考えましたが、
「スケジュール管理」の面でも効率化は可能です。
こちらの記事もよろしければどうぞ。

「ICTを導入したのになんだか仕事が楽にならない」と感じている方は
こちらの記事もどうぞ。

予定はちゃんと入れているはずなんだけど…
なんで仕事が楽にならないんだろう。

カレンダーには予定が入っている。
会議や締切も把握している。

それなのに、

• 当日になると資料を探している
• 「あれ、どのメールだっけ？」と迷う
• 仕事が終わったはずなのに、頭の中がスッキリしない

そんな感覚を持つこと、ありませんか。

これ、実はとてもよくあることです。
私自身も、「ちゃんと予定は管理しているのに、なぜか楽にならない」と感じていた時期がありました。

多くの人は「予定」だけで仕事を管理している

カレンダーに入れておけば、とりあえず安心、
みたいな気持ちがあります。

普段の仕事を振り返ってみると、多くの場合こんな分け方になっています。

• 予定 → カレンダー
• 資料 → メール・フォルダ・クラウド
• やること → 頭の中、メモ、付箋

どれも間違っているわけではないんですが、
少しだけ困りやすい形でもあります。

仕事は「時間」だけではできていない

仕事をもう少し細かく見てみると、だいたい次の3つで成り立っています。

1. いつやるか（時間・期限）
2. 何をやるか（行動・タスク）
3. 何を使うか（資料・情報）

あ、カレンダーで見えているのって、①の部分だけですね…。

そうなんですよね。
②や③が見えにくいままだと、仕事が少し重たく感じやすくなります。

「探す時間」が、じわっと効いてくる

言われてみると、
仕事に入る前に探している時間が多いかも…。

• メールを検索する
• フォルダを開く
• クラウドを行ったり来たりする

この「探す時間」、
一回一回は短くても、積み重なると結構しんどいんですよね。

その結果、

• 作業に入る前に疲れてしまう
• 集中が途切れやすくなる
• 終わった感じが残りにくい

ということが起こりがちです。

仕事が少し楽になる人の共通点

じゃあ、うまく回っている人は
全部きっちり管理しているんですか？

実は、そうでもないことが多いです。

代わりに意識しているのは、とてもシンプルなことです。

その作業に必要なものを、できるだけ1か所で見られるようにすること

たとえば、

• 会議の予定を開いたら、資料も一緒に見られる
• タスクを確認したら、必要なPDFがすぐ開ける

これだけで、「迷う」「探す」がかなり減ります。

カレンダー管理が悪い、という話ではありません

じゃあ、カレンダー管理って意味ないんでしょうか？

いえいえ、そんなことはありません。
カレンダーは…

• 時間を押さえる
• 全体の流れを把握する

という点では、とても頼りになります。

ただ、
カレンダーだけで仕事のすべてを整理しようとすると、
少し大変になることがある、という話です。

アプリを変えるかどうかは、困りごと次第

今のやり方を続けやすい人

次のような状態であれば、
今のカレンダー管理を続けても、大きな問題は起きにくいかもしれません。

• 予定と締切が分かっていれば仕事が回っている
• 資料はその都度探しても、そこまで負担に感じない
• タスクは頭の中や簡単なメモで十分管理できている

この場合は、
無理にツールを増やさなくても大丈夫です。
予定の入れ方や余白を少し見直すだけで、
楽になることもあります。

「探す時間」が気になってきた人

一方で、こんな感覚が増えてきたら、
少し整理の仕方を変えた方が楽になるかもしれません。

• 予定は分かっているのに、仕事に入るまで時間がかかる
• 資料やメールを探す時間が増えてきた
• タスクと資料が、頭の中で結びついていない感じがする

この場合は、
予定・やること・資料を一緒に扱える仕組みが合うかもしれません。

たとえば Outlook のように、

• 予定
• タスク
• 関連する資料

をまとめて見られるアプリは、
「探す時間」を減らしやすい設計になっています。

「予定だけでは足りない」と感じた場合、Outlook の使い方例はこちら

どちらが正解、という話ではありません

なんとなく、下の方に近い気がするけど…迷いますね。

その感覚で大丈夫です。
ここに気づけただけでも、十分一歩進んでいます。

大切なのは、

• どのアプリが優れているか
  ではなく
• 今の仕事の詰まり方に合っているか

無理に乗り換える必要はありません。
必要になったときに、選択肢を知っていれば十分です。

まとめ

• 予定を入れているのに仕事が楽にならないのは、よくあること
• 問題は時間管理ではなく、情報の分かれ方
• 仕事は「時間・行動・資料」の組み合わせでできている
• 探す時間を減らすだけで、仕事はかなり軽くなる
• アプリは「困りごと」に合わせて選べばいい

なんとなく、自分がどこでつまずいていたのか、
分かってきた気がします。

それで十分だと思います。
あとは無理のない形で、少しずつ整えていけば大丈夫です。

もし、
ICTやアプリを使っているのに仕事がうまく回らないと感じているなら、
やり方ではなく、考え方を整理するところから始めるのも一つの方法です。

現場で無理なく進めるための考え方は、こちらで整理しています。
→ ICT活用がうまく進まない理由と、現場での進め方

はじめに

ICTを導入すれば仕事が楽になると思いがちですが、現場ではそう簡単ではありません。
本記事では、現場でよくある課題と、今すぐできる改善策を整理しました。

教員あるある

1️⃣ デジタル化しても作業量が減らない

業務をデジタル化してみたけど、
未入力者確認や入力依頼で結局手間が増えちゃった…。

2️⃣ 他の教員に浸透しない

新しいアプリを使ってほしいけど、
勉強する時間がなくて思ったように浸透しない…。

3️⃣ ICT担当者に質問が集中

ICT担当者に質問が来すぎて消耗しちゃう…。
対応ばかりで自分の仕事が進まない…。

※ この作業が「手間だな」「毎回しんどいな」と感じたら、
そもそもICTがうまく回らない理由と、
現場で無理のない進め方をこちらで整理しています。
→ ICT活用がうまく進まない理由と、現場での進め方

課題チェックリスト（自分の現場で確認）

• ⬜ デジタル化しても作業時間が減っていない
• ⬜ 新しいアプリが浸透していない
• ⬜ ICT担当者に作業や質問が集中している

チェックした項目を、次の実践例で改善できます。

実践例：課題ごとの対応策

課題1：デジタル化しても作業時間が減っていない

• デジタルツール本来の機能（集計や自動化機能など）を最大限活用
• 手作業の確認や入力依頼を最小化
• 操作手順をチームで共有して、誰でも対応できる状態に

デジタルツールをちゃんと使えば手間が減るんですね！

アプリならではの機能を理解して活用するのがポイントです。

課題2：新しいアプリが浸透していない

• スキルのある教員はテンプレート作成に集中
• 苦手な教員でも扱える簡易テンプレを用意
• テンプレを活用して、誰でも最低限の作業ができる状態に

これなら苦手な人でも作業できそう！

テンプレートでスキル差を補うのがコツです。

課題3：ICT担当者に作業や質問が集中している

• マニュアル化を徹底して自己解決を促す
• FAQや動画マニュアルを掲示板やTeamsに共有
• 個別質問は最小限にして担当者の負担を軽減

マニュアルだけで大半の質問は解決できるんですね！

担当者が消耗しない環境づくりが大事です。

一人で行き詰った時は周りの力に頼る

教員の労働環境が整えばより質の高い教育ができますよね。
私はICTの力を信じています。

• 校務改善のICT活用ワークショップ
• TeamsやFormsなどのツール操作実践研修
• 校務フローのマニュアル化・効率化指導

まずは気軽に相談してみてください。
小規模研修から全校研修まで対応可能です。

→ ICT活用がうまく進まない理由と、現場での進め方

まとめ：今日からできるアクション

1. 共感する：教員あるあるストーリーで自分の現場を振り返る
2. チェックする：課題チェックリストで当てはまる項目を確認
3. 改善を試す：実践例を参考に、できる範囲から試す
4. 共有する：小さく試して、成功体験をチームで積み重ねる

よし、まず自分の課題に対応してみよう！

小さな改善の積み重ねが、負担を減らすICT活用につながります。

はじめに

Formsの回答結果の集計に時間がかかって困っています…。

Formsは回答時間順に並んでいますからね。
いつも使っている名簿順とかで回答を整理したいですよね…。

　Microsoft Formsで集めた回答は、回答時間順に並んでいるため、回答状況の把握が少々面倒ですね。

この記事では、

Excelの XLOOKUP 関数 と COUNTIFS 関数 を使って、
Forms の回答を 名簿順に整理し、集計する方法まで をご紹介します。

※また、回答ミスによって再度回答させたときに、最新の回答を参照するようにもします。

名簿順に並べ替えるためのExcelシートを作成

以下のように Forms の回答が蓄積されるエクセルを使います。

①：Forms の画面右上「応答を表示」をクリック

②：画面右上にある「Forms のタイトル」になっているエクセルをクリック

上の画像で灰色になっている部分をクリックしましょう。
その横のドロップダウンからではありませんので注意。

以下のような Forms の回答を蓄積したエクセルが開きます。

※疑似データを使用しています。

③：Excel の Sheet2 に名簿を追加する

新たに Sheet2 を追加し、Sheet２ に「クラス」「番号」「名前」「メールアドレス」の項目を設けた名簿を用意します。

「クラス」～「メール」までの見出しを含めた名簿全体を選択し、「 Ctrl＋T 」でテーブル化します。

※「先頭行をテーブルの見出しにする」にチェック。

E１、F１、G1・・・には Forms の質問を入力します。

E列から右は「範囲」にしておきましょう。

テーブル化してしまうと、
このあと使うXLOOKUP関数がうまく機能しません。

④：XLOOKUP 関数を使って名簿順に Forms の回答を整理する

E２には以下のような関数を入力します（詳細は後程。先に具体例を見せます）。

=XLOOKUP(テーブル2[@メール],テーブル1[メール],テーブル1[[英語を受験しますか？]:[数学について教えてください。]],,,-1)

すると以下のように、Forms の回答が、名簿順に整理された状態で表示されます。

このように回答を名簿順に整理できると便利ですよね。
では具体例を使ってやり方を説明しますね。

XLOOKUP 関数の基本構文

=XLOOKUP(検索値,検索範囲,戻り範囲,[見つからない場合],[一致モード],[検索モード])

※コンマで区切られた”検索値”や”検索範囲”のようなものを”引数”と言います。

以下のように各引数を設定していきますが、[ ]が付いた引数は必要なければ空欄でOKです。

今回は[ ]がついた引数の内、検索モードだけ設定しています。

検索モードの引数に「-1」を設定しておけば、
Formsの回答一覧の最も新しい回答を名簿に引っ張ってこられます。
（テーブルの下から検索してくれます）

私は模試の受験科目をFormsで生徒に調査するのですが、
「受験科目を変更したい」と言われることがありましたので、
検索モードを「-1」にしています。
そうすれば、最新の回答結果を集計できるので、
生徒は再入力するだけでOK。集計係も楽です。

XLOOKUP 関数の引数の解説

=XLOOKUP(テーブル2[@メール],テーブル1[メール],テーブル1[[英語を受験しますか？]:[数学について教えてください。]],,,-1)

この式は、「疑似データ（クラス番号順）」シートの名簿のメールアドレスをもとに、
「疑似データ（ Forms 回答）」シートの Forms 回答一覧から、
アドレスを使って、該当する生徒の「英語の受験状況」から「数学までの受験状況」を探して表示します。

※テーブル１とは「疑似データ（ Forms 回答）」シートにあるテーブルのことで、
　テーブル２とは「疑似データ（クラス番号順）」シートにあるテーブルの事です。

[@メール] は、名簿が Excel のテーブル形式 になっている場合に使える書き方です。

通常のセル参照（例：A2）と違い、列名（ここでは見出しの「メール」）で指定できるため、
参照先がわかりやすく、ミスが減り、データ追加にも強いのが特徴です。

「@」は「メール」列のある１つのセルを表していて、

XLOOKUP 関数を入れた行と同じ行の「メール」列の値１つを参照します

（ E2 に入力した XLOOKUP 関数が参照しているのは D2 のメールアドレス）。

実際に操作している様子はこちら⇓

これで未入力生徒の確認、生徒の入力内容の確認がスムーズになります。
このエクセルを編集可能で他の先生へ共有すればどの先生も入力状況をリアルタイムで確認できます。

閲覧のみ可能な状態で共有すると、作成者がエクセルを開かなければ最新の状態に更新されませんので注意しましょう。

共同編集は PC が苦手な先生がデータを消してしまうリスクもありますので気をつけましょう。

【おまけ】スピル（ Spill ）について

• 上の例では E2 にしか XLOOKUP 関数を入力していないのに、結果が F2 や G2 にもに展開されています。
• このように関数の結果が複数セルに自動展開されることを「スピル」と呼びます。
• スピルは、複数行のデータを一度に処理したいときに非常に便利です。
• XLOOKUP 関数では「戻り値範囲」を複数列にしたため、スピルされました。

※スピルで展開される先に何か入力されていると、「＃スピル！」というエラーがでます。
　その時はスピルで展開される先のセルを空白にしましょう。

※「テーブル」にスピル機能を含んだ関数は使用できません。「範囲」に式を入力しましょう。

このシートを活用すればFormsの回答を集計しやすくなります。

COUNTIFS 関数でクラスごとの集計をする

Forms の回答の内、条件に合った回答の数を知りたいときってありますよね。

今回は「クラス」と「受験科目」の２つの条件で集計する方法を紹介します。

先ほどと同じ Forms の回答一覧を集計して以下のような集計表を作成します。

たとえば、英語の表の左上の９は「A組」かつ「英語を受験する」生徒の数を表しており、

セルには以下のような関数が入力されています。

=COUNTIFS($A:$A,J$2,$E:$E,$I3)

この関数は

A列に入力されているクラスの中で、J2 セルに入力されているクラスと一致し、かつ、
E列に入力されている英語の受験科目についての回答が I3 セルに入力されている「受験する」と一致する回答の数

を数えています。

※「＄」マークはセルに入力した関数を隣のセルに反映させるときに
　　参照セルがずれてしまうのを防ぐ役目をしています。

基本構文

=COUNTIFS(条件範囲1,条件1,条件範囲2,条件2,...)

COUTIFS関数は「条件範囲」と「条件」を交互に設定するだけで複数の条件を満たすセルの数を数えることができる便利な関数です。

XLOOKUP 関数と COUNTIFS 関数のメリットまとめ

• 未回答者の発見が簡単
• クラスごとの回答状況が一目でわかる
• 他の校務（健康調査、希望調査など）にも応用可能
• テーブル化とスピルで作業効率アップ

おわりに

　Forms と Excel を組み合わせることで、校務の効率化が大きく進みます。

XLOOKUP 関数 と COUNTIFS 関数は、校務の定番関数として覚えておくと便利です。

ぜひ、日々の業務に取り入れてみてください！

こちらの記事では、「今日回答されたものを抽出する方法」を
まとめています。毎日入力してもらうようなFormsに使えます。

様々な雑務処理の効率化については
こちらでまとめています。

こうした効率化の取り組みは、とても価値があると思います。

一方で、
「実際の学校でどう進めるか」で立ち止まることも少なくありません。

現場の状況に合わせて一緒に整理することもできます。
→ 研修・相談についてはこちら

今回はこんなお悩みを解決します。

Microsoft 365 Swayを使い始めたけど、困ったことが…。

よくあるトラブルの解決策をまとめました。

この記事では、Swayでよくある困りごと5個の解決法を解説します。

さらに、Swayをクラスホームページとして使っている現場の先生に向けて、Swayには「通知機能がない」ことに着目し、なぜ毎日更新が重要なのか、どうすれば負担なく更新できるかまで、具体的に紹介します。

また、「もっと便利な通知付きのホームページを作りたい」方向けに、WordPress × SWELLでの発展的活用法もご紹介します。

まず基本操作を知りたい方はこちら

クラスホームページの見本はこちらです。
また、クラスホームページの作成方法については次の記事をご覧ください。

教員がSwayを使うときに直面しやすい困りごと5選と対処法

① 画像の見え方が崩れる・縦長すぎる

• タイトルや見出し１の背景画像が縦長になる → 横長画像（4:3や16:9）を選び、画像の「詳細」＞「フォーカスポイント」。「画像全体を表示する」を選択
• スマホで崩れる → 画像の縦横比を揃えるのがベスト

タイトルや見出し１の背景画像は
4000px×1000px（105cm×25cmくらい）がおススメです。
私は Canva を使って画像を用意しています。
デザインのサイズを4000px×1000pxにして画像を貼り付け、画像データとして出力します。

② 内容が増えすぎて重くなる・見づらい

• 写真が多い → 画像を圧縮 or 複数のSwayに分ける
• 長文になったら → 別Swayに分割し、テキストリンクなどで接続

③ 保護者だけに見せたい

• 「リンクを知っている人のみ」に設定
• パスワード付きSwayも可→「ストーリーライン」右上の「…」＞「このswayの設定」から
• 個人情報を含む場合は、ファイルだけ別途OneDrive管理がおすすめ

欠席連絡をForms等でやっていて保護者にのみ入力させたい場合は、
生徒も保護者も見られるSwayのどこかに、
パスワード付きのSwayのリンクを作成し、
リンク先のパスワード付きのSway上にFormsリンク等を貼りましょう。
※Forms自体にパスワードが付いていない場合。

④ スマホで編集したい

次の方法でできます！

１：Microsoft account へサインイン。

２：画面左上の９点正方形のマークからドロップダウンリストを出し、

Swayをタップ。

※Swayのトップページに入っても、自分のSwayのデータがなければ、画面右上のアイコンマークからログインしてください。

３：編集したいSwayを選択して開く。

※Swayの閲覧ページが表示されます。

アドレスバー左の長方形マークをクリック

※ブラウザがクロームであれば画面右下の「・・・」から「PC版サイトを見る」で編集可能になります。

４：画面右下の「・・・」をタップ。

５：「デスクトップ用Webサイトを表示」を選択。

６：スマホでもSwayが編集できるようになります！

タブレットやPCで作業できないまたはスマホでも十分なときはスマホでSwayを更新しましょう！スマホで写真を撮ってSwayへアップしている人は、スマホ本体の画像データを参照できるので便利ですよ！

⑤ 通知機能がない

Swayでは、「更新されました」という通知が保護者に自動送信されません。

つまり、見に行かなければ更新に気づかれないという前提があります。

だからこそ、“更新されているはず”という習慣を作る

毎日何かしらの情報を追加することで、保護者に「毎日見るのが当たり前」という習慣が生まれます。

通知がないSwayでは、“更新頻度の高さ＝閲覧頻度の高さ”に直結します。

毎日楽に更新するネタを考えておきましょう。

負担なく毎日更新できる具体例5選

一言でもいい。“毎日更新”が最大の通知代わりになります。

私は「今日学んだこと」と「今日のお題」として1日1つFormsで生徒への質問をし、生徒の回答一覧をスクショして Sway にアップしています。質問のネタはAIに作らせると楽ですよ。生徒も「今日のお題は何ですか？」と楽しみにしてくれています。

A Iへの依頼

「高3の男子高校生に対して盛り上がる質問を50個生成して下さい。季節感のあるものも含めて下さい。定番の質問は避けて下さい。」

出力されたものの一例

• 初対面でも仲良くなれる「魔法の一言」ってあると思う？
• 最近「こいつ天才か？」って思った出来事ある？
• 今までで一番ガチで焦ったLINEの誤送信ある？
• 自分の中で「伝説」になってる友達の行動は？
• あえて口には出さないけど「ありがとう」って思ってることある？

もっと便利に通知したい？→ WordPress×SWELLなら可能！

Swayにはない「更新通知機能」を実現できるのが、WordPress + SWELLテーマです。

このブログもWordPress + SWELLテーマで作成しています。

SWELLならこんなことができます

• 記事更新をメール・RSS・LINEで通知できる
• 保護者に「更新されたこと」が確実に伝わる
• カテゴリーやタグで記事が探しやすい
• デザイン自由で見やすく、保護者の印象も◎

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WordPressを始めるなら安心・高速な「エックスサーバー」がおすすめ

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まとめ｜SwayとSWELL、それぞれの強みを活かそう

• Swayは手軽に学級通信を共有できる神ツール
• 困りごとは事前に把握しておけば安心
• 通知がないからこそ、毎日少しでも更新する習慣を
• 本格的なホームページ・通知機能が欲しい人はSWELLがベスト

🔗 関連記事（icteducase）

学校現場でのICT活用や校務効率化についてのご相談はこちら  
▶︎ https://icteducase.com/学校現場のict活用・校務効率化についてのご相談/

今回はこんなお悩みを解決します。

Teams のチームへメンバーを追加するのに時間がかかる…。

メンバーのメールアドレスがわかれば
Power Automate で簡単に追加できますよ！

Power Automate で読み込むメールアドレスリストの作成

Teams へ追加するメンバーのメールアドレスのリストをエクセルで作成します。

リストの全体を選択します、Ctrl＋T でテーブル化しましょう。

Power Automate で読み込むには「範囲」ではなく「テーブル」にする必要があります。

テーブル名は自分で把握していれば問題ありません（初期設定ではTable1）。

複数のTeamへ様々な生徒を追加するのであれば、招待したいTeamごとにテーブルを作成しましょう。

テーブル名はPower Automate の設定で選択する際にわかりやすい名前にしておきましょう。

エクセルのテーブル名の編集は上部のテーブルタブから。

Teamsのメンバーへ追加するための Power Automate フローを作成する

⓪：Microsoft 365から「アプリ」＞「Power Automate」＞「Create」>「Instant cloud flow」＞フローに名前を付けて「Manually trigger a flow」を選択し、「Create」

➀：「＋マーク」からアクションの「List rows present in a table」を選択。

Parametersの設定は以下の通り

・Location：OneDrive for Business

・Document Library：ドキュメント

・File：メールアドレスリストのエクセルを保存したフォルダ

・Table：メールアドレスリストのエクセル内に作成したテーブルの名前

※その他は設定を変更する必要なし。

②：「＋マーク」からアクションの「Add a member to a team」を選択。

Parametersの設定は以下の通り

・User：「メールアドレス（メールアドレスリストのテーブルの見出し）」を選択。

入力欄をクリックすると、右側に雷マークのようなものが出るので、それをクリック。

選択肢が現れるので、「メールアドレス」を選択。

・Team：招待したいTeamを選択。

※その他は設定を変更する必要なし。

フローの実行

画面右上の「Test」を押すとフローが実行されます。

エラーがなければこれで終了です。

Teamsにメンバーが追加されているか確認しましょう。

その他おすすめの記事はこちら

学校現場でのICT活用や校務効率化についてのご相談はこちら  
▶︎ https://icteducase.com/学校現場のict活用・校務効率化についてのご相談/

Formsで未回答者の把握が面倒…。
回答催促もしなきゃいけなのに、
入力してくれた人しか回答一覧に表示されなから不便…。

そうですよね。
これ実は「いつも使っている名簿」に合わせて
回答状況を簡単に出力できる方法があります。

今日の日付ではなく、今までのすべての入力状況の把握でいいのであればこちらの記事をご覧ください。

Formsの設定

「〇○内のユーザーのみが回答できます」、「名前を記録」にチェックしておきます。

組織内で割り当てられているメールアドレスを
目簿への紐づけようとして使用します。
名前を記録にチェックを入れておけば、
回答する人も名前などを入力する必要もなくなります。

Formsの回答収集用エクセルのリンクを作成する

Formsの「応答を表示」をクリック

Formsの回答を蓄積しているエクセルをWebで開く。

この画像にように、灰色の部分をクリックします。
※ドロップダウンのほうからデスクトップで開いてしまうと、現時点のFormsの回答分しか参照しません。

Excelが開いたら、Sheet２を追加して、「Sheet２」を開いた状態で、右上の「共有」をクリック。

「すべてのユーザー」になっているか確認して、「リンクのコピー」をクリック。

「すべてのユーザー」になっているか確認して、「リンクのコピー」をクリック。

このリンクをコピーしてデスクトップ等にショートカットを作成。

（デスクトップ上で右クリック「新規作成」＞「ショートカット」)

アドレスを貼り付けて、「次へ」

ショートカットに名前を付けて「完了」

ショートカットの名前はFormsの名前にしておきましょう。

こうしておけば、Formsの回答の入力状況をショートカットからすぐに確認できるようになります。

リンクを他の人に共有しておけば、
他の人も入力状況を確認することができます。
私の場合、各クラスの担任の先生にリンクを共有して、
自身のクラスの未入力者への催促や、生徒の回答状況の把握に
役立ててもらっています。

リンクを共有する際に「表示のみ」で共有してしまうと、
Formsの作成者がリンクを開かないと最新の入力状況にならないことに注意しましょう。

エクセルの編集

ショートカットからWebでエクセルを開き、以下のように編集する。

➀：Sheet1のTable1の右隣の列に「日付＆アドレス」の見出しを付ける。

見出しの列には

=YEAR([@開始時刻])&MONTH([@開始時刻])&DAY([@開始時刻])&[@メール]

と入力。

※Formsの回答が収集されたときにこの列の関数も入るか確認。

この列の情報をもとに、
今日の回答かつどの人の回答なのかを識別します。

②Sheet２にテンプレートと同じ式を各セルに入力

テンプレートはこちら⇓

※Sheet２をご確認ください。

※B列からG列は「テーブル」にする必要があります（範囲を選択し、Ctrl+Tでテーブル化します）。

※回答の数がテンプレートと異なりますので、以下をご確認いただき、調整してください。

※Sheet2のテーブルは以下のように作成しています。

A1に

=TODAY()

と入力。

B列～D列に生徒の出席番号とメールアドレスと名前を入力。
B列～D列に入力したセル全体を選択し、「Ctrl＋T」を押しテーブル化。

E列の見出しに「入力状況」、F列の見出しに「質問①の質問内容」G列の見出しに「質問②の質問内容」を入力（Formsの質問項目数に対応させて列も増やす）する。

E列に

=IF([@質問①の質問内容]=””,”未入力”,””)

と入力。

「@質問①の質問内容」の部分はその人物が回答した内容が出力されるF列を参照しています。
そのため、Formsの回答が無いとF列が空になっているため、「入力状況」に”未入力”と表示されます。

F列に

=XLOOKUP(A2,Sheet1!H:H,Sheet1!F:F,””,0,-1)

と入力。

※F列に入力した関数の
「F:F」の部分はFormsの初めの質問に対する回答が出力される列に、
「H:H」の部分はSheet1に設けた「日付＆アドレス」の列にしてください。

G列に

=XLOOKUP(A2,Sheet1!H:H,Sheet1!G:G,””,0,-1)

と入力。以降も同様の規則性で入力。

A2から下には

=YEAR(A$1)&MONTH(A$1)&DAY(A$1)&テーブル2[@アドレス]

と入力。
この列をSheet1に新しく設けた「日付＆アドレス」と照らし合わせて、合致した回答を拾います。

※日付と名前ではFormsの「苗字と名前が入れ替わって表示される現象」に対応できないため、
　メールアドレスで検索をするのがベストです。

回答の様子を確認

Formsの回答が収集されるエクセルショートカットを開き、回答の様子を確認。

生徒が回答を入力し終えると、エクセル上から「未入力」が消え、質問➀、質問②に生徒の回答が表示されます。

様々な雑務処理の効率化については
こちらでまとめています。

こうした効率化には、とても価値があると思います。

一方で、
「実際の学校でどう進めるか」で立ち止まることも少なくありません。

現場の状況に合わせて一緒に整理することもできます。
→ 研修・相談についてはこちら

「記事を見ながらやってみたけど、うまくいかない…」というときも
ご相談ください。

今回はカレンダーアプリに年間行事のすべてをインポートする方法をご紹介します。

例えばエクセルで作成している学校の年間行事予定表は、

OutlookやGoogleカレンダーに読み込むことができるんです。

もし行事一つ一つを手入力しているならば、ぜひインポートを活用してみてください。

かなりの時短になりますよ！

インポート自体は簡単なのですが、インポート用のデータを作成するためにはある程度エクセルの知識が必要です。

今回は【⓪：準備】としてインポート用データの作成方法も紹介します。

⓪：準備：インポート用データの作成

カレンダーアプリで読み込めるように、エクセルで１年分の年間予定を１列にまとめます。

⓪-1：年間行事をテーブル化

　年間行事全体を範囲選択し、Ctrl＋T「でテーブル化。「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェック。

※黄色の部分をテーブルの見出しにしています。

※テーブル化すると、結合されていたセルが解除されます。

⓪-2：VSTACK関数を使って年間行事を縦１列につなげる

別シートの適当なセルに「＝VSTACK(」と入力し、日付～行事内容の列を選択。

見出しセルの上の線にカーソルを置くと黒い矢印（⇩）が出てくるのでその状態でクリック。

見出しが含まれない状態（下の例だとA2,B2,C2セルが選択されていない状態）で範囲選択されていればOK。

4月分が選択できたら、「,」を入力。

同様にして、各月の日付～行事の列をVSTACK関数に入れる。

VSTACK関数に日付と行事を入力出来たら「）」を入力してEnter。

※このような式が入力されていればOKです。年間行事が１列になるはずです。

⓪-3：１列にまとめた年間行事を別シートに「数値」で貼り付け

インポート用に加工していくために、「数値」に変換します。

⓪-4：日付が「０」になっている行を削除

月ごとに日数が異なることでテーブルに含まれる空白セルを削除します。

⓪-5：日付の列を編集

「短い日付形式」の列をテーブルに挿入。

年間行事予定表に記入されていた日付とのずれを修正し、もともと年間行事予定表に入力されていた日付の列を削除する。

行事のセルのうち、「0,スペース,空白」セル行を削除した後、年間行事すべてを選択しCtrl＋Tでテーブル化。

※行事のない日の日付が存在すると、予定表に「件名なし」という予定が作成されてしまいます。

⓪-6：見出しを「Stat Date」,「Subject」に変更

テーブルの見出しを「Stat Date」,「Subject」に変更。

※Googleはこの見出しでないとインポートできません。

※以下のように１つの日付で１セル、日付セルの隣に１つの行事が１セルに入っていればここで完了です。

⓪-7：セルの分割

※１セルの中に、改行して複数の行事が入っている場合は以下の処理が必要です。

※おそらくこのように年間行事を作成している学校がほとんどだと思います。

テーブルを選択し、「データ」、「テーブルまたは範囲から」クエリで「Subject」の列を選択し、

「列の分割」をクリック。

カスタムの区切り文字#(lf)で分割の方向を「行」。「特殊文字を使用して分割」を選択。

※（　）の中は小文字のエルとエフです。

うまく分割できていれば「閉じて読み込み」

※年間行事作成者がセル内の改行によって１セルに複数の行事を入力している場合は

区切り文字#(lf)によってセルを分割できますが、

もしスペースを複数入れて改行しているように見せていた場合はうまく分割されません。

⓪-8：データの保存

Outlookへのインポート用であれば「CSV (コンマ区切り)」で保存。

Googleカレンダーへのインポート用であれば「CSV UTF-8(コンマ区切り)」で保存

➀：カレンダーアプリへの取り込み方

➀-1：Outlookへの取り込み方

Outlookの「ファイル」＞「開く/エクスポート」＞「インポート/エクスポート」＞「他のプログラムまたはファイルからインポート」＞「テキストファイル（コンマ区切り）」からインポートするファイルを参照する。インポート先のカレンダーを選択

チェックボックスをクリック

「Start Date」 を「開始日」へドラッグ。

「Subject」を「件名」へドラッグ。

このように表示されていればOK

「OK」＞「完了」で読み込まれます。

➀-2：Googleカレンダーへの取り込み方

「他のカレンダー」の右にある「＋マーク」＞「インポート」

インポートデータ（CSV UTF-8(コンマ区切り)）を参照し、インポート先のカレンダーを選択し、

「インポート」で完了。

これで年間行事予定をカレンダーアプリにインポートできたと思います。

インポート用のデータ作成はエクセルの知識がある程度必要ですが、

インポートデータさえあれば読み込み自体は多くの教職員ができると思いますので、

ぜひ職場の先生に広めていただきたいと思います。

Outlookの効果的な使い方についてはこちらをご覧ください。

VSTACK関数以外の便利な関数についてはこちらをご覧ください。

今回はこんなお悩みを解決します。

生徒が板書を写すのに必死で話を聞かない…。
進度が遅れているから写す時間をあげる余裕もない。

学びに直結しない「作業」の時間は減らしたいですよね。

板書うつしの時間をなくしたい時はこうしましょう！

OneNote Class Notebookのコンテンツライブラリに板書をし、生徒と共有！

詳しく見ていきましょう。

板書の見本

こんな感じでOneNoteに書き込んでいきます。

教員のタブレットで書いている画面を、プロジェクターに写すことで板書にしましょう。

授業時間は貴重ですから「濃い学び」を提供したいですよね。
「作業」ではなく「学習効果の高い活動」に時間を使いましょう！

板書の共有方法

①：Class Notebookの設定を行う

初回はTeamsにアクセスしてClass NotebookをOneNoteアプリで開けるようにします。

設定方法はこちらの記事から

②：コンテンツライブラリにページを追加

コンテンツライブラリのセクションにページを追加する。

授業用ノートとして使いやすいページの作成方法についてはこちら

③：コンテンツライブラリのページに板書する

プロジェクタなどで教員のページを写して、板書していきましょう。

コンテンツライブラリで板書をいつでも見られるため、

生徒は板書を写す必要がなく、授業を聞くことに専念できます。

生徒からも「先生が授業中に書いていたノートが見られて便利」と好評です。

以上、OneNoteを用いた板書共有の方法でした！

そもそも「タブレットを授業ノートにする」って可能なの？
って方はこちらの記事をどうぞ！

保護者への情報発信に役立つクラスホームページの作り方は
こちらの記事をどうぞ

こうした取り組みは、とても価値があると思います。

一方で、
「実際の学校でどう進めるか」で立ち止まることも少なくありません。

現場の状況に合わせて一緒に整理することもできます。
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今回はこんなお悩みを解決します。

クラスの様子や連絡などを保護者へ直接できたらな…。

そんな先生におすすめなのが Microsoft Sway です。
簡単にクラスホームページが作れますよ。

Sway の基本的な使い方についてはこちら

swayのよくあるトラブルの解決策はこちら

Swayは“紙の学級通信”に代わる最強のデジタルツール

Swayは、Microsoftが提供するクラウド型のプレゼン＆情報共有ツールです。

Swayには次のようなメリットがあります。

学級通信を「配布」ではなく「リンクで共有」に変えるだけで、教員の業務負担は大きく減ります。

私が実際に使用しているクラスホームページの Sway と同じ型の
見本用Sway がこちら（クラスホームページ見本）です。

クラス Sway の見出し例とそのデザイン方法

Swayの操作方法についてはこちらをご覧ください。

タイトル

どのSwayにも必須のタイトルです。

再生画面

編集画面

※タイトルの背景に画像を設定しています。「フォーカスポイント」から「画像全体を表示する」をチェック

横長の画像なら横長に。縦長の画像なら縦長の背景になります。
おススメは横型です。

更新情報

　Swayには通知機能がないため、保護者から日々積極的にアクセスしてもらう必要があります。

「更新情報」としてページ上部に更新内容を書きましょう。

再生画面

編集画面

【使用カード】

• 見出し１、テキストカード（小）

　※見出し１とテキストカードがグループになっています。

見出し１にはドラッグ＆ドロップで背景画像を設定することができます。

配布物・宿題関係

配布物を渡した日と合わせて配信しておくと、生徒が保護者へ配布物を渡さなかったときも安心です。

宿題や回収物を配信しておけば、
保護者の力も借りられるので助かります。

再生画面

編集画面

【使用カード】

• 見出し１、テキストカード（大）

担任より

　Swayは更新を通知する機能がないため、「毎日アクセスしてもらうための仕掛け」が必要になります。

担任からの一言や、生徒への簡単なアンケート、日直にもらったコメントを入れる等、

毎日簡単に配信できるネタを用意しておくと、保護者のアクセスも安定します。

私のクラスでは帰りのHRにFormsを使って
「今日はどんな１日だったか（または今日のお題への回答）」と
「今日学んだこと」を答えてもらい、
その回答一覧をスクショしてSwayに毎日アップしています。

※「今日のお題」は「男子高校生が盛り上がる質問300個生成して」とAIに依頼して生成しました。

再生画面

編集画面

【使用カード】

• 見出し１、テキストカード

クラスの様子

学校での様子がわかると保護者から人気のコンテンツです。

※写真を載せることがありますので、年度初めに各家庭に写真掲載については確認しましょう。

再生画面

編集画面

【使用カード】

• 見出し２、画像カード、テキストカード（大）

１つの Sway に情報が蓄積されすぎると動作が重くなったり、スクロールが面倒になったりするため、
次の画像のように見出し２「バックナンバー」を設け、別のSwayのテキストリンクを入れましょう。
過去の投稿をスクショ等して、バックナンバーに移動しておきましょう。

↓別のSwayを作成し、「バックナンバー」のテキストリンクから移動できるようにしましょう。

その他おススメのコンテンツ

ここまでで挙げた見出しは最低限必要かと思いますが、担任の個性によってさまざまなコンテンツを入れることもできます。

• 進路職業検索に役立つリンク集
• 保健だよりや学級通信のような定期配信のプリントへのリンク集
• 欠席連絡用リンク
• 保護者からの問い合わせを受けるためのFormsリンク
• 年間行事
• スケジュール
• 時間割
• 体育祭・学園祭などのイベントへのリンク
• 授業やクラスの活動でよく使うデータのダウンロードリンク

などなど

画像や動画、リンクの挿入をうまく使うと、
使い勝手のいいクラスホームページが作れます。

クラス Sway の設定は以上です。

Swayであれば保護者への情報発信が簡単にできるだけでなく、保護者にとっても見やすく整理されます。

swayの基本についてはこちら

Sway を使用する際によくある悩みの解決作成についてはこちら

こうした取り組みは、とても価値があると思います。

一方で、
「実際の学校でどう進めるか」で立ち止まることも少なくありません。

現場の状況に合わせて一緒に整理することもできます。
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