予定はちゃんと入れているはずなんだけど…
なんで仕事が楽にならないんだろう。
カレンダーには予定が入っている。
会議や締切も把握している。
それなのに、
- 当日になると資料を探している
- 「あれ、どのメールだっけ？」と迷う
- 仕事が終わったはずなのに、頭の中がスッキリしない
そんな感覚を持つこと、ありませんか。
これ、実はとてもよくあることです。
私自身も、「ちゃんと予定は管理しているのに、なぜか楽にならない」と感じていた時期がありました。
多くの人は「予定」だけで仕事を管理している
カレンダーに入れておけば、とりあえず安心、
みたいな気持ちがあります。
普段の仕事を振り返ってみると、多くの場合こんな分け方になっています。
- 予定 → カレンダー
- 資料 → メール・フォルダ・クラウド
- やること → 頭の中、メモ、付箋
どれも間違っているわけではないんですが、
少しだけ困りやすい形でもあります。
仕事は「時間」だけではできていない
仕事をもう少し細かく見てみると、だいたい次の3つで成り立っています。
- いつやるか（時間・期限）
- 何をやるか（行動・タスク）
- 何を使うか（資料・情報）
あ、カレンダーで見えているのって、①の部分だけですね…。
そうなんですよね。
②や③が見えにくいままだと、仕事が少し重たく感じやすくなります。
「探す時間」が、じわっと効いてくる
言われてみると、
仕事に入る前に探している時間が多いかも…。
- メールを検索する
- フォルダを開く
- クラウドを行ったり来たりする
この「探す時間」、
一回一回は短くても、積み重なると結構しんどいんですよね。
その結果、
- 作業に入る前に疲れてしまう
- 集中が途切れやすくなる
- 終わった感じが残りにくい
ということが起こりがちです。
仕事が少し楽になる人の共通点
じゃあ、うまく回っている人は
全部きっちり管理しているんですか？
実は、そうでもないことが多いです。
代わりに意識しているのは、とてもシンプルなことです。
その作業に必要なものを、できるだけ1か所で見られるようにすること
たとえば、
- 会議の予定を開いたら、資料も一緒に見られる
- タスクを確認したら、必要なPDFがすぐ開ける
これだけで、「迷う」「探す」がかなり減ります。
カレンダー管理が悪い、という話ではありません
じゃあ、カレンダー管理って意味ないんでしょうか？
いえいえ、そんなことはありません。
カレンダーは…
- 時間を押さえる
- 全体の流れを把握する
という点では、とても頼りになります。
ただ、
カレンダーだけで仕事のすべてを整理しようとすると、
少し大変になることがある、という話です。
アプリを変えるかどうかは、困りごと次第
次のような状態であれば、
今のカレンダー管理を続けても、大きな問題は起きにくいかもしれません。
- 予定と締切が分かっていれば仕事が回っている
- 資料はその都度探しても、そこまで負担に感じない
- タスクは頭の中や簡単なメモで十分管理できている
この場合は、
無理にツールを増やさなくても大丈夫です。
予定の入れ方や余白を少し見直すだけで、
楽になることもあります。
一方で、こんな感覚が増えてきたら、
少し整理の仕方を変えた方が楽になるかもしれません。
- 予定は分かっているのに、仕事に入るまで時間がかかる
- 資料やメールを探す時間が増えてきた
- タスクと資料が、頭の中で結びついていない感じがする
この場合は、
予定・やること・資料を一緒に扱える仕組みが合うかもしれません。
たとえば Outlook のように、
- 予定
- タスク
- 関連する資料
をまとめて見られるアプリは、
「探す時間」を減らしやすい設計になっています。
「予定だけでは足りない」と感じた場合、Outlook の使い方例はこちら
どちらが正解、という話ではありません
なんとなく、下の方に近い気がするけど…迷いますね。
その感覚で大丈夫です。
ここに気づけただけでも、十分一歩進んでいます。
大切なのは、
- どのアプリが優れているか
ではなく - 今の仕事の詰まり方に合っているか
無理に乗り換える必要はありません。
必要になったときに、選択肢を知っていれば十分です。
まとめ
- 予定を入れているのに仕事が楽にならないのは、よくあること
- 問題は時間管理ではなく、情報の分かれ方
- 仕事は「時間・行動・資料」の組み合わせでできている
- 探す時間を減らすだけで、仕事はかなり軽くなる
- アプリは「困りごと」に合わせて選べばいい
なんとなく、自分がどこでつまずいていたのか、
分かってきた気がします。
それで十分だと思います。
あとは無理のない形で、少しずつ整えていけば大丈夫です。
もし、
ICTやアプリを使っているのに仕事がうまく回らないと感じているなら、
やり方ではなく、考え方を整理するところから始めるのも一つの方法です。
現場で無理なく進めるための考え方は、こちらで整理しています。
→ ICT活用がうまく進まない理由と、現場での進め方
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