Formsで未回答者の把握が面倒…。
回答催促もしなきゃいけなのに、
入力してくれた人しか回答一覧に表示されなから不便…。
そうですよね。
これ実は「いつも使っている名簿」に合わせて
回答状況を簡単に出力できる方法があります。
- いつも使っている名簿にFormsの回答を出力
- 名簿順かつ今日の回答のみ出力
- テンプレート化
今日の日付ではなく、今までのすべての入力状況の把握でいいのであればこちらの記事をご覧ください。
Formsの設定
「〇○内のユーザーのみが回答できます」、「名前を記録」にチェックしておきます。
組織内で割り当てられているメールアドレスを
目簿への紐づけようとして使用します。
名前を記録にチェックを入れておけば、
回答する人も名前などを入力する必要もなくなります。
Formsの回答収集用エクセルのリンクを作成する
Formsの「応答を表示」をクリック
Formsの回答を蓄積しているエクセルをWebで開く。
この画像にように、灰色の部分をクリックします。
※ドロップダウンのほうからデスクトップで開いてしまうと、現時点のFormsの回答分しか参照しません。
Excelが開いたら、Sheet２を追加して、「Sheet２」を開いた状態で、右上の「共有」をクリック。
「すべてのユーザー」になっているか確認して、「リンクのコピー」をクリック。
「すべてのユーザー」になっているか確認して、「リンクのコピー」をクリック。
このリンクをコピーしてデスクトップ等にショートカットを作成。
（デスクトップ上で右クリック「新規作成」＞「ショートカット」)
アドレスを貼り付けて、「次へ」
ショートカットに名前を付けて「完了」
ショートカットの名前はFormsの名前にしておきましょう。
こうしておけば、Formsの回答の入力状況をショートカットからすぐに確認できるようになります。
リンクを他の人に共有しておけば、
他の人も入力状況を確認することができます。
私の場合、各クラスの担任の先生にリンクを共有して、
自身のクラスの未入力者への催促や、生徒の回答状況の把握に
役立ててもらっています。
リンクを共有する際に「表示のみ」で共有してしまうと、
Formsの作成者がリンクを開かないと最新の入力状況にならないことに注意しましょう。
エクセルの編集
ショートカットからWebでエクセルを開き、以下のように編集する。
➀：Sheet1のTable1の右隣の列に「日付＆アドレス」の見出しを付ける。
見出しの列には
=YEAR([@開始時刻])&MONTH([@開始時刻])&DAY([@開始時刻])&[@メール]
と入力。
※Formsの回答が収集されたときにこの列の関数も入るか確認。
この列の情報をもとに、
今日の回答かつどの人の回答なのかを識別します。
②Sheet２にテンプレートと同じ式を各セルに入力
テンプレートはこちら⇓
※Sheet２をご確認ください。
※B列からG列は「テーブル」にする必要があります（範囲を選択し、Ctrl+Tでテーブル化します）。
※回答の数がテンプレートと異なりますので、以下をご確認いただき、調整してください。
※Sheet2のテーブルは以下のように作成しています。
A1に
=TODAY()
と入力。
B列～D列に生徒の出席番号とメールアドレスと名前を入力。
B列～D列に入力したセル全体を選択し、「Ctrl＋T」を押しテーブル化。
E列の見出しに「入力状況」、F列の見出しに「質問①の質問内容」G列の見出しに「質問②の質問内容」を入力（Formsの質問項目数に対応させて列も増やす）する。
E列に
=IF([@質問①の質問内容]=””,”未入力”,””)
と入力。
「@質問①の質問内容」の部分はその人物が回答した内容が出力されるF列を参照しています。
そのため、Formsの回答が無いとF列が空になっているため、「入力状況」に”未入力”と表示されます。
F列に
=XLOOKUP(A2,Sheet1!H:H,Sheet1!F:F,””,0,-1)
と入力。
※F列に入力した関数の
「F:F」の部分はFormsの初めの質問に対する回答が出力される列に、
「H:H」の部分はSheet1に設けた「日付＆アドレス」の列にしてください。
G列に
=XLOOKUP(A2,Sheet1!H:H,Sheet1!G:G,””,0,-1)
と入力。以降も同様の規則性で入力。
A2から下には
=YEAR(A$1)&MONTH(A$1)&DAY(A$1)&テーブル2[@アドレス]
と入力。
この列をSheet1に新しく設けた「日付＆アドレス」と照らし合わせて、合致した回答を拾います。
※日付と名前ではFormsの「苗字と名前が入れ替わって表示される現象」に対応できないため、
メールアドレスで検索をするのがベストです。
回答の様子を確認
Formsの回答が収集されるエクセルショートカットを開き、回答の様子を確認。
生徒が回答を入力し終えると、エクセル上から「未入力」が消え、質問➀、質問②に生徒の回答が表示されます。
様々な雑務処理の効率化については
こちらでまとめています。
こうした効率化には、とても価値があると思います。
一方で、
「実際の学校でどう進めるか」で立ち止まることも少なくありません。
現場の状況に合わせて一緒に整理することもできます。
→ 研修・相談についてはこちら
「記事を見ながらやってみたけど、うまくいかない…」というときも
ご相談ください。
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