生徒ごとに異なる内容で差し込み文書を作成することがあると思いますが、
1枚に1人の情報では余白が多く、紙が無駄に感じるときってありませんか。
Wordへの差し込み印刷で1枚の紙に複数のレコードを挿入する方法についてまとめます。
今回は次のような差し込み文書を作成していきたいと思います。
・A4用紙1枚を4分割して、200人分の差し込みデータ(片面印刷でA4 50枚)を作成。
・印刷したものをまとめて裁断機で4分割した時に、各束が番号順に重なるようにする。
Excelで差込データを作成する
疑似データから作成たこちらのテーブルを差し込みに使います。
※疑似データを使用しています。
名前の順になるように「連番」を割り当てました。
「差し込み用番号」は裁断機で4分割に切った時に各束が番号順に重なるために必要な番号です。
差し込みのレコードは印刷機のページ集約の設定で左上、右上、左下、右下の順でレコード1、レコード2、レコード3、レコード4と挿入されます。そのため、連番1の下の紙の左上に連番5が来るように「差し込み用番号」を割り振ります。
1,5,9,…197まで割り振り、197の次は2,6,10…198のように「差し込み用番号」を決めます。
「差し込み用番号」の入力が終わったら「差し込み用番号」でソートします。
これでA4を4分割した時の左上が、連番1-50、右上が連番51-100、左下が連番101-150、右下が連番151-200で差し込み文書が作成
されます。これで差し込むデータの準備はOKです。
1人分のWordデータを1ページ作成し、1枚の紙を分割するページ分複製する
今回はこんな感じの差し込み文書にしました。表の各項目に対応する個人データを差し込みます。
Next Record をページトップに挿入する
「差し込み文書」>「ルール」>「next Record(次のコード)」を選択し、複製した2~4ページ目の最上部に挿入
こんな感じに<<Next Record>>という文字が現れますが、実際に差し込み印刷するときは表示されません。
この<<Next Record>>を境目にして差し込みデータの次のレコードが挿入されるようになります。
こんな感じで完成
プリンタで分割印刷する。
あとは1枚に1~4ページに設定して印刷しましょう。
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