今回はこんな悩みを解決します。
差し込み印刷で無駄な余白が多すぎる！１枚に複数のレコードを挿入したい！
なんなら名刺サイズでもいいときってありますよね。
早速やり方を見ていきましょう！
例として次のような差し込み文書を作成します。
- A4用紙１枚を４分割して、２００人分の差し込みデータ（片面印刷でA4 50枚）を作成。
- 印刷したものをまとめて裁断機で４分割した時に、各束が番号順に重なるようにする。
Excelで差込データに「連番」「差し込み番号」を割り振る
疑似データから作成したこちらのテーブルを差し込みに使います。
※疑似データを使用しています。
名前の順になるように「連番」を割り当てました。
「差し込み用番号」は裁断機で４分割に切った時に各束が番号順に重なるために必要な番号です。
差し込みのレコードは印刷機のページ集約の設定で
左上（レコード１）、右上（レコード２）、左下（レコード３）、右下（レコード４）のように挿入されます。
そのため、１枚目の左上に連番１を印刷し、２枚目の左上に連番２を印刷するように「差し込み用番号」を割り振ります。
連番１は差し込み番号１、
連番２は差し込み番号５、
連番３は差し込み番号９とすれば、
各紙の左上に連番１～５０が、右上に連番５１～１００が重なってくれます。
「差し込み用番号」の入力が終わったら「差し込み用番号」で昇順にします。
A４を４分割した時の左上が連番1-50、右上が連番51-100、左下が連番101-150、右下が連番151-200で差し込み文書が作成されます。
１人分のWordデータを１ページで作成し、１枚の紙を分割するページ分複製する
差し込む項目は「連番」「差し込み番号」「氏名」「氏名（カタカナ）」「性別」「生年月日」「出身地」「血液型」
A４１枚に１レコード差し込みしたものをコピーして４枚作成します。
Next Record をページトップに挿入する
「差し込み文書」＞「ルール」＞「Next Record(次のレコード)」を選択し、複製した２～４ページ目の最上部に挿入
こんな感じに<<Next Record>>という文字が現れますが、実際に差し込み印刷するときは表示されません。
この<<Next Record>>を境目にして差し込みデータの次のレコードが挿入されるようになります。
こんな感じで完成
【１枚目】
【２枚目】
裁断機で切った時に連番１の下が連番２になっていますね。
プリンタで分割印刷する。
あとは１枚に１～４ページに設定して印刷しましょう。
１ページの分割枚数を増やして、差し込み用番号の振り方を変えればもっと小さい紙で差し込み文書が作れます。
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