今回はこんな悩みを解決します。
差し込み印刷で無駄な余白が多すぎる！
１枚に複数のレコードを挿入したい！
なんなら名刺サイズでもいいときってありますよね。
早速やり方を見ていきましょう！
例として次のような差し込み文書を作成します。
- A4用紙１枚を「４分割」して、「２００人分」の差し込みデータ（片面印刷でA4 50枚）を作成。
- 印刷したものをまとめて裁断機で４分割した時に、「各束が番号順に重なる」ようにする。
Excelで差込データに「通し番号」「差し込み番号」を割り振る
疑似データから作成した、こちらのテーブルを差し込みに使います。
単にセルに情報を入れた「範囲」ではなく、
範囲を全選択して「Ctrl＋T」で「テーブル化」しています。
エクセルはテーブル化したほうが見やすくなりますし、
各列にフィルタも付けられます。
※疑似データを使用しています。
名前の順になるように「通し番号」を割り当てました。
「差し込み番号」は印刷された紙を重ねて、裁断機で４分割した時に各束が番号順に重なるために必要な番号です。
差し込みのレコードは印刷機のページ集約の設定で
左上（レコード１）、右上（レコード２）、左下（レコード３）、右下（レコード４）のように挿入されます。
そのため、１枚目の左上に通し番号１を印刷し、２枚目の左上に通し番号２を印刷するように
「差し込み用番号」を割り振ります。
今回はA4用紙１枚を４分割したいので、
差し込み番号が４ずつ大きくなるように入力します。
通し番号１は差し込み番号１、
通し番号２は差し込み番号５、
通し番号３は差し込み番号９
・
・
通し番号50は差し込み番号197
(今回だと200を越えない数字)
さらに、
通し番号51は差し込み番号２、
通し番号52は差し込み番号６、
通し番号53は差し込み番号１０
・
・
通し番号100は差し込み番号198
(今回だと200を越えない数字)
とします。
※通し番号101-150,151-200も同様です。
差し込み番号200まで割り当てれば、
各紙の左上に通し番号１～５０が、
右上に通し番号５１～１００が重なってくれます。
こんな感じで差し込み番号１だけ手打ちして、
それ以降は200を越えないまで「上のセルに＋４する式」を使うと便利です。
同様に、差し込み番号２だけ手打ち、それ以降は200を越えないまで「上のセルに＋４する式」を入れます。
同様に、差し込み番号３だけ手打ち、それ以降は200を越えないまで「上のセルに＋４する式」を入れます。
同様に、差し込み番号４だけ手打ち、それ以降は200まで「上のセルに＋４する式」を入れます。
「差し込み用番号」の入力が終わったら必ず差し込み番号を数値に直しましょう。
式のままでは差し込み用番号で並び替えた時に順番が崩れます。
「差し込み用番号」で昇順にします。
それにより、通し番号が
1,51,101,151⇒2,52,102,152
のように４つ飛ばしで通し番号の連番が現れます。
※次の図をご覧ください。
※疑似データを使用しています。
A４を４分割した時の左上が連番1-50、右上が連番51-100、左下が連番101-150、右下が連番151-200で
差し込み文書が作成されます。
１人分のWordデータを１ページで作成し、１枚の紙を分割するページ分複製する
差し込む項目は「通し番号」「差し込み番号」「氏名」「氏名（カタカナ）」「性別」「出身地」「血液型」
A４１枚に１レコード差し込みしたものをコピーして４枚作成します。
Next Record をページトップに挿入する
「差し込み文書」＞「ルール」＞「Next Record(次のレコード)」を選択し、複製した２～４ページ目の最上部に挿入
この<<Next Record>>を境目にして差し込みデータの次のレコードが挿入されるようになります。
こんな感じで完成
こんな感じに<<Next Record>>という文字が現れますが、
実際に差し込み印刷するとき「<<Next Record>>」の部分は
表示されません。
【１枚目】
【２枚目】
裁断機で切った時に通し番号１の下が通し番号２になっていますね。
プリンタで分割印刷する。
あとは「差し込み文書」＞「完了と差し込み」＞「文書の印刷」から
１枚に１～４ページに設定して印刷しましょう。
１ページの分割枚数を増やして、差し込み用番号の振り方を変えればもっと小さい紙で差し込み文書が作れます。
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様々な雑務処理の効率化については
こちらでまとめています。
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