教員の仕事は「雑務」が多すぎる

教員の仕事は、本来とても創造的な仕事のはずです。

• 授業をより良いものにする授業準備
• 様々な生徒に合わせた生活指導や進路指導
• すべての生徒が快適に過ごすための学年・クラス運営

こうしたことに頭と時間を使いたいはずなのに、
現実にはこんな作業に追われていませんか？

• 提出物の確認やアンケートの回答チェック
• 資料の作成・印刷
• 生徒への連絡やスケジュールの共有

生徒を育てる仕事なのに、パソコン仕事ばかりしてる気が…。

これらは必要な仕事ではありますが、創造性が求められる仕事ではありません。

教員が本来やるべきことは雑務ではなく、生徒を育てることにつながる仕事ではないでしょうか。

雑務処理とは「考えなくていい作業」

このブログでは、次のような仕事を「雑務処理」と呼びます。

• ルールが決まっている
• 判断を必要としない
• 毎回ほぼ同じことをしている

つまり、人が考える必要のない作業です。

このような仕事にはなるべく時間と労力をかけたくないですよね。

こうした仕事こそアプリが最も得意な領域です。

アプリは「整える役」を引き受けてくれる存在

Excel、Forms、Word などのアプリは、教員の代わりに何かを「考えて」くれるわけではありません。

ですが、アプリにも得意なことがきちんとあります。

それは

• データを整える
• 条件に合ったデータを抽出する
• 決まった型に当てはめる

このような「仕事をうまく進めるために必要な「整え役」を引き受けてくれること」です。

雑務処理をアプリに任せると、何が変わるのか

では、雑務処理をアプリに任せるようになると、何が変わってくるのでしょう。

• 「単純作業をひたすらやらなきゃ…」
• 「全部目視でチェックしなくちゃ」

というような「作業」時間が減り、「考える」時間が増えます。

そして…

あれ？今日は気持ちに余裕あるかも

一番大きいのは、「余裕が生まれる」ことです。

その余裕が

• 生徒への一言
• 授業の工夫
• 同僚との会話

に回るようになります。

このブログで紹介している「雑務処理」の実践例

このブログでは、
教員の雑務を軽くするための具体例を紹介しています。

Forms × Excel：回答の整理・抽出

• Formsの回答を名簿順に自動で出力する
• 当日の回答だけを自動表示

⇒転記・並び替え作業をゼロに

未入力者の把握に便利です。

Word：複数差し込み印刷

• 名簿データをもとに通知文・配布資料を一括作成
• １枚に複数のレコードを入れる方法を紹介

⇒差し込み印刷で無駄に大きい紙を使う必要がなくなる

差し込み印刷あるあるの
「もっと紙は小さくていいのに…」が解決できます。

Excel：フィルタリング項目を変えながら印刷する作業を自動で

• フィルタリング項目を変えながら自動で印刷する方法

⇒フィルタを変える⇒印刷⇒フィルタを変える⇒印刷…の作業がなくなる。

条件を満たすもののみ絞り込んで、
名簿を作るときに便利です。

大事なのは「全部やろうとしない」こと

雑務処理の効率化は、一気にやろうとするとしんどくなります。

おすすめなのは、

1. 今いちばん面倒な作業を1つ決める
2. それだけをアプリに任せる
3. 楽になったら、次を考える

この繰り返しで十分です。

最後に

教員の仕事は、もっと考えることに時間を使っていい。

創造性のない単なる作業は、アプリに任せてしまっていい。

このブログが、「雑務処理を減らすことで、教員が本来の仕事に戻る」
きっかけになればうれしいです。

今回は「雑務処理」というテーマから効率化を考えましたが、
「スケジュール管理」の面でも効率化は可能です。
こちらの記事もよろしければどうぞ。

「ICTを導入したのになんだか仕事が楽にならない」と感じている方は
こちらの記事もどうぞ。

予定はちゃんと入れているはずなんだけど…
なんで仕事が楽にならないんだろう。

カレンダーには予定が入っている。
会議や締切も把握している。

それなのに、

• 当日になると資料を探している
• 「あれ、どのメールだっけ？」と迷う
• 仕事が終わったはずなのに、頭の中がスッキリしない

そんな感覚を持つこと、ありませんか。

これ、実はとてもよくあることです。
私自身も、「ちゃんと予定は管理しているのに、なぜか楽にならない」と感じていた時期がありました。

多くの人は「予定」だけで仕事を管理している

カレンダーに入れておけば、とりあえず安心、
みたいな気持ちがあります。

普段の仕事を振り返ってみると、多くの場合こんな分け方になっています。

• 予定 → カレンダー
• 資料 → メール・フォルダ・クラウド
• やること → 頭の中、メモ、付箋

どれも間違っているわけではないんですが、
少しだけ困りやすい形でもあります。

仕事は「時間」だけではできていない

仕事をもう少し細かく見てみると、だいたい次の3つで成り立っています。

1. いつやるか（時間・期限）
2. 何をやるか（行動・タスク）
3. 何を使うか（資料・情報）

あ、カレンダーで見えているのって、①の部分だけですね…。

そうなんですよね。
②や③が見えにくいままだと、仕事が少し重たく感じやすくなります。

「探す時間」が、じわっと効いてくる

言われてみると、
仕事に入る前に探している時間が多いかも…。

• メールを検索する
• フォルダを開く
• クラウドを行ったり来たりする

この「探す時間」、
一回一回は短くても、積み重なると結構しんどいんですよね。

その結果、

• 作業に入る前に疲れてしまう
• 集中が途切れやすくなる
• 終わった感じが残りにくい

ということが起こりがちです。

仕事が少し楽になる人の共通点

じゃあ、うまく回っている人は
全部きっちり管理しているんですか？

実は、そうでもないことが多いです。

代わりに意識しているのは、とてもシンプルなことです。

その作業に必要なものを、できるだけ1か所で見られるようにすること

たとえば、

• 会議の予定を開いたら、資料も一緒に見られる
• タスクを確認したら、必要なPDFがすぐ開ける

これだけで、「迷う」「探す」がかなり減ります。

カレンダー管理が悪い、という話ではありません

じゃあ、カレンダー管理って意味ないんでしょうか？

いえいえ、そんなことはありません。
カレンダーは…

• 時間を押さえる
• 全体の流れを把握する

という点では、とても頼りになります。

ただ、
カレンダーだけで仕事のすべてを整理しようとすると、
少し大変になることがある、という話です。

アプリを変えるかどうかは、困りごと次第

今のやり方を続けやすい人

次のような状態であれば、
今のカレンダー管理を続けても、大きな問題は起きにくいかもしれません。

• 予定と締切が分かっていれば仕事が回っている
• 資料はその都度探しても、そこまで負担に感じない
• タスクは頭の中や簡単なメモで十分管理できている

この場合は、
無理にツールを増やさなくても大丈夫です。
予定の入れ方や余白を少し見直すだけで、
楽になることもあります。

「探す時間」が気になってきた人

一方で、こんな感覚が増えてきたら、
少し整理の仕方を変えた方が楽になるかもしれません。

• 予定は分かっているのに、仕事に入るまで時間がかかる
• 資料やメールを探す時間が増えてきた
• タスクと資料が、頭の中で結びついていない感じがする

この場合は、
予定・やること・資料を一緒に扱える仕組みが合うかもしれません。

たとえば Outlook のように、

• 予定
• タスク
• 関連する資料

をまとめて見られるアプリは、
「探す時間」を減らしやすい設計になっています。

「予定だけでは足りない」と感じた場合、Outlook の使い方例はこちら

どちらが正解、という話ではありません

なんとなく、下の方に近い気がするけど…迷いますね。

その感覚で大丈夫です。
ここに気づけただけでも、十分一歩進んでいます。

大切なのは、

• どのアプリが優れているか
  ではなく
• 今の仕事の詰まり方に合っているか

無理に乗り換える必要はありません。
必要になったときに、選択肢を知っていれば十分です。

まとめ

• 予定を入れているのに仕事が楽にならないのは、よくあること
• 問題は時間管理ではなく、情報の分かれ方
• 仕事は「時間・行動・資料」の組み合わせでできている
• 探す時間を減らすだけで、仕事はかなり軽くなる
• アプリは「困りごと」に合わせて選べばいい

なんとなく、自分がどこでつまずいていたのか、
分かってきた気がします。

それで十分だと思います。
あとは無理のない形で、少しずつ整えていけば大丈夫です。

もし、
ICTやアプリを使っているのに仕事がうまく回らないと感じているなら、
やり方ではなく、考え方を整理するところから始めるのも一つの方法です。

現場で無理なく進めるための考え方は、こちらで整理しています。
→ ICT活用がうまく進まない理由と、現場での進め方

はじめに

ICTを導入すれば仕事が楽になると思いがちですが、現場ではそう簡単ではありません。
本記事では、現場でよくある課題と、今すぐできる改善策を整理しました。

教員あるある

1️⃣ デジタル化しても作業量が減らない

業務をデジタル化してみたけど、
未入力者確認や入力依頼で結局手間が増えちゃった…。

2️⃣ 他の教員に浸透しない

新しいアプリを使ってほしいけど、
勉強する時間がなくて思ったように浸透しない…。

3️⃣ ICT担当者に質問が集中

ICT担当者に質問が来すぎて消耗しちゃう…。
対応ばかりで自分の仕事が進まない…。

※ この作業が「手間だな」「毎回しんどいな」と感じたら、
そもそもICTがうまく回らない理由と、
現場で無理のない進め方をこちらで整理しています。
→ ICT活用がうまく進まない理由と、現場での進め方

課題チェックリスト（自分の現場で確認）

• ⬜ デジタル化しても作業時間が減っていない
• ⬜ 新しいアプリが浸透していない
• ⬜ ICT担当者に作業や質問が集中している

チェックした項目を、次の実践例で改善できます。

実践例：課題ごとの対応策

課題1：デジタル化しても作業時間が減っていない

• デジタルツール本来の機能（集計や自動化機能など）を最大限活用
• 手作業の確認や入力依頼を最小化
• 操作手順をチームで共有して、誰でも対応できる状態に

デジタルツールをちゃんと使えば手間が減るんですね！

アプリならではの機能を理解して活用するのがポイントです。

課題2：新しいアプリが浸透していない

• スキルのある教員はテンプレート作成に集中
• 苦手な教員でも扱える簡易テンプレを用意
• テンプレを活用して、誰でも最低限の作業ができる状態に

これなら苦手な人でも作業できそう！

テンプレートでスキル差を補うのがコツです。

課題3：ICT担当者に作業や質問が集中している

• マニュアル化を徹底して自己解決を促す
• FAQや動画マニュアルを掲示板やTeamsに共有
• 個別質問は最小限にして担当者の負担を軽減

マニュアルだけで大半の質問は解決できるんですね！

担当者が消耗しない環境づくりが大事です。

一人で行き詰った時は周りの力に頼る

教員の労働環境が整えばより質の高い教育ができますよね。
私はICTの力を信じています。

• 校務改善のICT活用ワークショップ
• TeamsやFormsなどのツール操作実践研修
• 校務フローのマニュアル化・効率化指導

まずは気軽に相談してみてください。
小規模研修から全校研修まで対応可能です。

→ ICT活用がうまく進まない理由と、現場での進め方

まとめ：今日からできるアクション

1. 共感する：教員あるあるストーリーで自分の現場を振り返る
2. チェックする：課題チェックリストで当てはまる項目を確認
3. 改善を試す：実践例を参考に、できる範囲から試す
4. 共有する：小さく試して、成功体験をチームで積み重ねる

よし、まず自分の課題に対応してみよう！

小さな改善の積み重ねが、負担を減らすICT活用につながります。