はじめに

Formsの回答結果の集計に時間がかかって困っています…。

Formsは回答時間順に並んでいますからね。
いつも使っている名簿順とかで回答を整理したいですよね…。

　Microsoft Formsで集めた回答は、回答時間順に並んでいるため、回答状況の把握が少々面倒ですね。

この記事では、

Excelの XLOOKUP 関数 と COUNTIFS 関数 を使って、
Forms の回答を 名簿順に整理し、集計する方法まで をご紹介します。

※また、回答ミスによって再度回答させたときに、最新の回答を参照するようにもします。

名簿順に並べ替えるためのExcelシートを作成

以下のように Forms の回答が蓄積されるエクセルを使います。

①：Forms の画面右上「応答を表示」をクリック

②：画面右上にある「Forms のタイトル」になっているエクセルをクリック

上の画像で灰色になっている部分をクリックしましょう。
その横のドロップダウンからではありませんので注意。

以下のような Forms の回答を蓄積したエクセルが開きます。

※疑似データを使用しています。

③：Excel の Sheet2 に名簿を追加する

新たに Sheet2 を追加し、Sheet２ に「クラス」「番号」「名前」「メールアドレス」の項目を設けた名簿を用意します。

「クラス」～「メール」までの見出しを含めた名簿全体を選択し、「 Ctrl＋T 」でテーブル化します。

※「先頭行をテーブルの見出しにする」にチェック。

E１、F１、G1・・・には Forms の質問を入力します。

E列から右は「範囲」にしておきましょう。

テーブル化してしまうと、
このあと使うXLOOKUP関数がうまく機能しません。

④：XLOOKUP 関数を使って名簿順に Forms の回答を整理する

E２には以下のような関数を入力します（詳細は後程。先に具体例を見せます）。

=XLOOKUP(テーブル2[@メール],テーブル1[メール],テーブル1[[英語を受験しますか？]:[数学について教えてください。]],,,-1)

すると以下のように、Forms の回答が、名簿順に整理された状態で表示されます。

このように回答を名簿順に整理できると便利ですよね。
では具体例を使ってやり方を説明しますね。

XLOOKUP 関数の基本構文

=XLOOKUP(検索値,検索範囲,戻り範囲,[見つからない場合],[一致モード],[検索モード])

※コンマで区切られた”検索値”や”検索範囲”のようなものを”引数”と言います。

以下のように各引数を設定していきますが、[ ]が付いた引数は必要なければ空欄でOKです。

今回は[ ]がついた引数の内、検索モードだけ設定しています。

検索モードの引数に「-1」を設定しておけば、
Formsの回答一覧の最も新しい回答を名簿に引っ張ってこられます。
（テーブルの下から検索してくれます）

私は模試の受験科目をFormsで生徒に調査するのですが、
「受験科目を変更したい」と言われることがありましたので、
検索モードを「-1」にしています。
そうすれば、最新の回答結果を集計できるので、
生徒は再入力するだけでOK。集計係も楽です。

XLOOKUP 関数の引数の解説

=XLOOKUP(テーブル2[@メール],テーブル1[メール],テーブル1[[英語を受験しますか？]:[数学について教えてください。]],,,-1)

この式は、「疑似データ（クラス番号順）」シートの名簿のメールアドレスをもとに、
「疑似データ（ Forms 回答）」シートの Forms 回答一覧から、
アドレスを使って、該当する生徒の「英語の受験状況」から「数学までの受験状況」を探して表示します。

※テーブル１とは「疑似データ（ Forms 回答）」シートにあるテーブルのことで、
　テーブル２とは「疑似データ（クラス番号順）」シートにあるテーブルの事です。

[@メール] は、名簿が Excel のテーブル形式 になっている場合に使える書き方です。

通常のセル参照（例：A2）と違い、列名（ここでは見出しの「メール」）で指定できるため、
参照先がわかりやすく、ミスが減り、データ追加にも強いのが特徴です。

「@」は「メール」列のある１つのセルを表していて、

XLOOKUP 関数を入れた行と同じ行の「メール」列の値１つを参照します

（ E2 に入力した XLOOKUP 関数が参照しているのは D2 のメールアドレス）。

実際に操作している様子はこちら⇓

これで未入力生徒の確認、生徒の入力内容の確認がスムーズになります。
このエクセルを編集可能で他の先生へ共有すればどの先生も入力状況をリアルタイムで確認できます。

閲覧のみ可能な状態で共有すると、作成者がエクセルを開かなければ最新の状態に更新されませんので注意しましょう。

共同編集は PC が苦手な先生がデータを消してしまうリスクもありますので気をつけましょう。

【おまけ】スピル（ Spill ）について

• 上の例では E2 にしか XLOOKUP 関数を入力していないのに、結果が F2 や G2 にもに展開されています。
• このように関数の結果が複数セルに自動展開されることを「スピル」と呼びます。
• スピルは、複数行のデータを一度に処理したいときに非常に便利です。
• XLOOKUP 関数では「戻り値範囲」を複数列にしたため、スピルされました。

※スピルで展開される先に何か入力されていると、「＃スピル！」というエラーがでます。
　その時はスピルで展開される先のセルを空白にしましょう。

※「テーブル」にスピル機能を含んだ関数は使用できません。「範囲」に式を入力しましょう。

このシートを活用すればFormsの回答を集計しやすくなります。

COUNTIFS 関数でクラスごとの集計をする

Forms の回答の内、条件に合った回答の数を知りたいときってありますよね。

今回は「クラス」と「受験科目」の２つの条件で集計する方法を紹介します。

先ほどと同じ Forms の回答一覧を集計して以下のような集計表を作成します。

たとえば、英語の表の左上の９は「A組」かつ「英語を受験する」生徒の数を表しており、

セルには以下のような関数が入力されています。

=COUNTIFS($A:$A,J$2,$E:$E,$I3)

この関数は

A列に入力されているクラスの中で、J2 セルに入力されているクラスと一致し、かつ、
E列に入力されている英語の受験科目についての回答が I3 セルに入力されている「受験する」と一致する回答の数

を数えています。

※「＄」マークはセルに入力した関数を隣のセルに反映させるときに
　　参照セルがずれてしまうのを防ぐ役目をしています。

基本構文

=COUNTIFS(条件範囲1,条件1,条件範囲2,条件2,...)

COUTIFS関数は「条件範囲」と「条件」を交互に設定するだけで複数の条件を満たすセルの数を数えることができる便利な関数です。

XLOOKUP 関数と COUNTIFS 関数のメリットまとめ

• 未回答者の発見が簡単
• クラスごとの回答状況が一目でわかる
• 他の校務（健康調査、希望調査など）にも応用可能
• テーブル化とスピルで作業効率アップ

おわりに

　Forms と Excel を組み合わせることで、校務の効率化が大きく進みます。

XLOOKUP 関数 と COUNTIFS 関数は、校務の定番関数として覚えておくと便利です。

ぜひ、日々の業務に取り入れてみてください！

こちらの記事では、「今日回答されたものを抽出する方法」を
まとめています。毎日入力してもらうようなFormsに使えます。

様々な雑務処理の効率化については
こちらでまとめています。

こうした効率化の取り組みは、とても価値があると思います。

一方で、
「実際の学校でどう進めるか」で立ち止まることも少なくありません。

現場の状況に合わせて一緒に整理することもできます。
→ 研修・相談についてはこちら

Formsで未回答者の把握が面倒…。
回答催促もしなきゃいけなのに、
入力してくれた人しか回答一覧に表示されなから不便…。

そうですよね。
これ実は「いつも使っている名簿」に合わせて
回答状況を簡単に出力できる方法があります。

今日の日付ではなく、今までのすべての入力状況の把握でいいのであればこちらの記事をご覧ください。

Formsの設定

「〇○内のユーザーのみが回答できます」、「名前を記録」にチェックしておきます。

組織内で割り当てられているメールアドレスを
目簿への紐づけようとして使用します。
名前を記録にチェックを入れておけば、
回答する人も名前などを入力する必要もなくなります。

Formsの回答収集用エクセルのリンクを作成する

Formsの「応答を表示」をクリック

Formsの回答を蓄積しているエクセルをWebで開く。

この画像にように、灰色の部分をクリックします。
※ドロップダウンのほうからデスクトップで開いてしまうと、現時点のFormsの回答分しか参照しません。

Excelが開いたら、Sheet２を追加して、「Sheet２」を開いた状態で、右上の「共有」をクリック。

「すべてのユーザー」になっているか確認して、「リンクのコピー」をクリック。

「すべてのユーザー」になっているか確認して、「リンクのコピー」をクリック。

このリンクをコピーしてデスクトップ等にショートカットを作成。

（デスクトップ上で右クリック「新規作成」＞「ショートカット」)

アドレスを貼り付けて、「次へ」

ショートカットに名前を付けて「完了」

ショートカットの名前はFormsの名前にしておきましょう。

こうしておけば、Formsの回答の入力状況をショートカットからすぐに確認できるようになります。

リンクを他の人に共有しておけば、
他の人も入力状況を確認することができます。
私の場合、各クラスの担任の先生にリンクを共有して、
自身のクラスの未入力者への催促や、生徒の回答状況の把握に
役立ててもらっています。

リンクを共有する際に「表示のみ」で共有してしまうと、
Formsの作成者がリンクを開かないと最新の入力状況にならないことに注意しましょう。

エクセルの編集

ショートカットからWebでエクセルを開き、以下のように編集する。

➀：Sheet1のTable1の右隣の列に「日付＆アドレス」の見出しを付ける。

見出しの列には

=YEAR([@開始時刻])&MONTH([@開始時刻])&DAY([@開始時刻])&[@メール]

と入力。

※Formsの回答が収集されたときにこの列の関数も入るか確認。

この列の情報をもとに、
今日の回答かつどの人の回答なのかを識別します。

②Sheet２にテンプレートと同じ式を各セルに入力

テンプレートはこちら⇓

※Sheet２をご確認ください。

※B列からG列は「テーブル」にする必要があります（範囲を選択し、Ctrl+Tでテーブル化します）。

※回答の数がテンプレートと異なりますので、以下をご確認いただき、調整してください。

※Sheet2のテーブルは以下のように作成しています。

A1に

=TODAY()

と入力。

B列～D列に生徒の出席番号とメールアドレスと名前を入力。
B列～D列に入力したセル全体を選択し、「Ctrl＋T」を押しテーブル化。

E列の見出しに「入力状況」、F列の見出しに「質問①の質問内容」G列の見出しに「質問②の質問内容」を入力（Formsの質問項目数に対応させて列も増やす）する。

E列に

=IF([@質問①の質問内容]=””,”未入力”,””)

と入力。

「@質問①の質問内容」の部分はその人物が回答した内容が出力されるF列を参照しています。
そのため、Formsの回答が無いとF列が空になっているため、「入力状況」に”未入力”と表示されます。

F列に

=XLOOKUP(A2,Sheet1!H:H,Sheet1!F:F,””,0,-1)

と入力。

※F列に入力した関数の
「F:F」の部分はFormsの初めの質問に対する回答が出力される列に、
「H:H」の部分はSheet1に設けた「日付＆アドレス」の列にしてください。

G列に

=XLOOKUP(A2,Sheet1!H:H,Sheet1!G:G,””,0,-1)

と入力。以降も同様の規則性で入力。

A2から下には

=YEAR(A$1)&MONTH(A$1)&DAY(A$1)&テーブル2[@アドレス]

と入力。
この列をSheet1に新しく設けた「日付＆アドレス」と照らし合わせて、合致した回答を拾います。

※日付と名前ではFormsの「苗字と名前が入れ替わって表示される現象」に対応できないため、
　メールアドレスで検索をするのがベストです。

回答の様子を確認

Formsの回答が収集されるエクセルショートカットを開き、回答の様子を確認。

生徒が回答を入力し終えると、エクセル上から「未入力」が消え、質問➀、質問②に生徒の回答が表示されます。

様々な雑務処理の効率化については
こちらでまとめています。

こうした効率化には、とても価値があると思います。

一方で、
「実際の学校でどう進めるか」で立ち止まることも少なくありません。

現場の状況に合わせて一緒に整理することもできます。
→ 研修・相談についてはこちら

「記事を見ながらやってみたけど、うまくいかない…」というときも
ご相談ください。

今回は２種類の座席表テンプレートを作成しました。

ランダム座席表

２連続で同じ席になってしまったり、固定座席の生徒への対応を可能にしたランダムに座席を決めるテンプレート。

こちらからダウンロードしてください。

※コピーのダウンロードをしてください。

ランダム座席表

ランダム座席表使用方法

【使用方法】

①：ページ上部の「コンテンツの有効化」をクリックし、マクロを使用できるようにする。

②：名簿の「氏名」、「氏名（カタカナ）」、「部活動」、「委員会」を編集。

③：座席番号（赤字）を必要な場所だけ残し、１～最後の出席番号まで入力しなおす。

※座席の希望がある場合は、希望する場所の座席番号を１にし、名簿の対象生徒の「乱数」に１と入力する。

※２人以上座席の希望がる場合は、上記の１の他に２、３を新たに追加して入力する。その際、「乱数」に入力した数が大きい順に座席番号１、２、３となる。

④：「席替え」ボタンを押す。「席順」の番号通りの座席表が完成。教卓の場所や印刷範囲を編集して印刷。

【動作について】

※前回の座席と一緒にならないようにマクロを設定しています。

「席替え」ボタンを押すと、「乱数」が変化し、乱数が大きい順に「席抽選」の列に座席番号を割り当てます。

「席抽選」の番号と前回の座席に当たる「席順」の番号が同じになる生徒がでなくなるまで何度も「乱数」を変化させ、

固定座席以外の生徒が前回と同じ席でなくなった結果（「席抽選」）を「席順」に貼り付けてマクロは終了となります。

（「席移動チェック①」で前回の座席番号と今回の座席番号の差を取って０になる生徒を絞り込み、「席移動チェック②」でその人数をカウントしています。）

「乱数」の列は「席抽選」を「席順」に貼り付ける際に更新されてしまうため、席移動チェック②が０（または固定席数と同じ数）にない場合がありますが、マクロの手順上、かぶりなく座席の選択は行われています。

希望座席表

座席の希望を第３希望まで取って第１希望から優先的に席を割り当てるテンプレート。

こちらからダウンロードしてください。

希望座席表

希望座席表使用方法

【使用方法】

①：名簿の「氏名」、「氏名（カタカナ）」、「部活動」、「委員会」を編集。

②：AC,AD,AEに出席番号１番の生徒から希望の座席番号を入力

※Forms等で希望を取って、貼り付けるとスムーズに編集できます。

③：座席番号（赤字）を必要な場所だけ残し、１～最後の出席番号まで入力しなおす。

④：座席を再度配置したい場合は「再配置」ボタンを押す。

【動作について】

第１希望が一人しかいない場合その生徒を希望の座席に配置。

第１希望が複数いる場合、乱数によって決定した優先順位が最も高い生徒を希望の座席に配置。

第１希望が通らなかった生徒に対して、第２希望でも同様に配置。

第２希望が通らなかった生徒に対して、第３希望でも同様に配置。

第３希望が通らなかった生徒に対して、乱数によって決定した優先順位が高い生徒から座席番号が小さい順に設置。

※乱数は再配置ボタンを押すことによって更新されます。

校務で役立つ便利なエクセルの関数についてもまとめています。

保護者へ直接情報発信する「クラスホームページ」の作成方法についてはこちらをご覧ください。

学校現場でのICT活用や校務効率化についてのご相談はこちら  
▶︎ https://icteducase.com/学校現場のict活用・校務効率化についてのご相談/

Excelで作成した名簿を
フィルターの項目を変えながら印刷したい。
でも、
　フィルター変更⇒印刷
⇒フィルター変更⇒印刷
⇒・・・
の繰り返しが面倒…。

面倒ですよね。
今回はフィルターの項目を自動で変えながら
連続印刷する方法をお伝えします。

サンプルとして使う疑似Excelデータ

こんな感じの疑似データをSheet１に用意しました。

A列からI列までのセルをテーブル化しています。

※テーブル化は範囲を選択し、「Ctrl＋T」からできます。

今回は出身地ごとにフィルタリングしながら連続印刷していきます。

　新潟県だけにフィルタして印刷
⇒香川県だけにして印刷
⇒…
というように、
表に存在するすべての都道府県ごとに
フィルターをかけて印刷する操作を自動で行います。

フィルター項目を変えながら連続印刷する方法

テーブルからフィルタリングしたい項目を抽出する必要があります。

今回はテーブル内のすべての都道府県を抽出します。

①：フィルタリングしたい項目のリストを作る

上図のK列のように都道府県をリストアップします。

リストアップにはUNIQUE関数が便利です。

UNIQUE関数は重複を除いた一意の値だけを取り出すための関数です。

上図の例ではK2セルに以下の式を入力してあります。

=UNIQUE(テーブル1[出身地])

これで、表内にある都道府県を重複なく出力してくれています。

※今回はA列からI列までのセルをテーブル化しているため、

UNIQUE関数が列名ではなく「テーブル１[出身地]」を参照しています。

フィルタリングしたい項目のリストがすでにあればこの作業は不要です。
重複がないようにリストを作成してください。

②：フィルタした項目に番号を割り振る

上図のL列にあるように、各都道府県に番号を付けます。

印刷する順序にもなりますので、
必要に応じて番号を割り振ると便利です。

③：どの都道府県でフィルタリングするのかを表示させる

別のシートSheet2に以下のような表を作っていきます。

ここ（③）では下の画像の左上（A1～B２まで）のセルを作ります。

A２は数字を入れるセルとします。

A2セルは空白でＯＫです。
後でA2セルの数字を１から順番に自動で変更しつつ、印刷します。

B2には以下の式を入れてあります。

=XLOOKUP(A2,Sheet1!L:L,Sheet1!K:K)

これはA2に入力した数字を先ほど作成した「フィルタリングナンバー（Sheet1のL列）」から検索し、

A2と同じ「フィルタリングナンバー（Sheet１のL列）」に対応する「フィルタリングリスト（Sheet2のK列）」の

都道府県を出力してくれます。

１なら新潟県、２なら香川県という具合です。

※XLOOKUP関数はVLOOKUPに置き換えられる関数で、戻り値の指定が簡単にできるようになりました。
XLOOKUP(検索値,検索範囲,戻り範囲,[見つからない場合],[一致モード],[検索モード])

VLOOKUP だと検索先の範囲設定が必要ですし、
検索列が検索範囲の一番左にないといけません。
戻り値の選択も列番号なので、テーブルが変更された時に
関数を再度編集しなければなりません。
XLOOKUP をお勧めします。

これでA2に入力した値に応じた都道府県名がB2に表示されるようになります。

※試しにB2に適当な数字を入れてみてください。番号に対応した都道府県名B2に出力されます。

④：フィルタ対象になったデータだけをテーブルから抽出する

ここ（④）ではB3～J14に該当するセルを作成します。

Sheet1の見出しだけをすべてコピーし、Sheet2のB3からJ3へペーストします。

B4に以下の式が入力してあります。

=FILTER(テーブル1,テーブル1[出身地]=Sheet1!B2)

Sheet1のB2に表示された都道府県名が含まれる行だけが表示されるようになります。

A2の値を１から４７まで変更する作業はマクロにしてもらいます。

そうすることでSheet1のB2の都道府県名が変わり、

抽出されるテーブルもSheet1のB2に表示された県が含まれるものだけになります。

A2の数字を手入力で変更して、
特定の都道府県だけが抽出されるか確認しましょう。

※FILTER関数は配列のうち、設定した条件と一致した範囲を表示してくれます。
今回だとB2と同じ都道府県。
　FILTER(配列,含む,[空の場合])

⑤：マクロを作成する

※リボンに「開発」タブがない場合は以下の手順で「開発」タブを表示させましょう。

「ファイル」＞「オプション」＞「リボンのユーザー設定」＞ウインドウ右の「メインタブ」の「開発」にチェック

「開発」＞「マクロ」＞マクロに名前を付けて「作成」

以下のコードを貼り付けます。

Sub フィルタ内容変更連続印刷()

Dim i As Integer
    For i = 1 To 47
        Range("A2").Value = i
        ActiveSheet.PrintOut
    Next
End Sub

実際の画面だと次のようになります。

これでA2セルの値を1から47まで変更させながら自動で印刷してくれます。

今回はA2の数字をマクロで変更し、A2の数字に対応する出身地をB2に表示させ、

B2に表示させた出身地でデータをフィルタリングしています。

※印刷範囲はテーブル全体にしておきましょう。

※参照先やマクロで変更させる数字は必要に応じて変更してください。

※マクロ内で「ActiveSheet.Printout」としていますので、

印刷したい画面を表示した状態でマクロを起動してください。

ちなみに、先ほどのマクロのコードをCopilotに貼り付けて、
「印刷ではなくて、PDFを作成するように書き換えて」等依頼すると、
ＰＤＦを出力してくれるマクロも作成できます。
ＡＩに「ああして」「こうして」って伝えながらコードが書けるのは
便利ですよね。

その他、データ整理でよく使う関数についてもまとめています。

差し込み印刷の便利な使い方についてはこちらにまとめています。

Excel で項目を連続で変更する操作は、
業務効率化に役立つ便利なテクニックです。

ただ、

• 実際のデータ構造が複雑
• どこまで適用できるか分からない
• 他の処理と組み合わせたい

といった段階で手が止まることもよくあります。

こうした実務に合わせた運用や、業務全体での使い方の整理については、
こちらから相談できます。
→ 業務効率化・ICT活用の相談はこちら

よく使うエクセルの関数をまとめました。

実際の使用例は以下のリンクからご覧ください。

こちら

【IFS,COUNTIF,FILTER】複数条件に合った生徒の抽出やカウント

　Formsで取ったアンケートや模試の成績を整理するときに役立ちます。

　模試を校内で実施するときにFormsで受験科目アンケートを取り、その結果から誰をどの教室で受験させるかを整理します。高校３年生の場合受験科目が複雑になるため必要な関数です。

【UNIQUE,SORTBY,TRANSPOSE】重複削除、並べ替え

　PowerAutomateで参照する際に使用します。

【VSTACK】複数の表を１つの表にまとめる関数

　複数のFormsの結果をまとめるときにも使えます。

【テーブルの機能,SUBTOTAL】スライサーと表示されているセルの分だけカウントする関数

　スライサーはフィルタをもっと手軽に使用できるようになる便利なツールです。

あらゆる場面で使います。

【&と””の組み合わせ,TEXTJOIN,TEXTSPLIT】セルに入力されたテキストの分解と結合

　エクセルデータを整理したり、参照のためにデータを加工するときに便利です。

【OFFSET】参照先を決められる関数

　データ量が変動するエクセルで活躍する関数です。参照先を変更するのが面倒なときはこちらの関数を使うと、参照先の範囲が変動しても自動で対応してくれます。

【TODAY,YEAR,MONTH,DAY,TEXT】今日の年、月、日、曜日入力の手間を省く関数

　学校で作成する書類に使っています。書類作成のたびに今日の日付を入れるのが面倒なときに役立ちます。